* Ana Paula Ruiz
E-mails y mensajes instantáneos ya forman parte del día-a-día de las empresas en todo el mundo – hasta porque, la comunicación está en alta y estas dos herramientas permiten que sea realizada de una manera más rápida y (casi que) sin costo.
Aliadas a la Internet, ellas ya fueron aceptas y aprovechadas por los reclutadores y por las empresas. Según la investigación La Contratación, la Dimisión y la Carrera de los Ejecutivos, realizada por el Grupo Catho en 2005 con 31.190 encuestados, internet continúa a ganando terreno como herramienta de reclutamiento, ocupando progresivamente el espacio que solía pertenecer al periódico. Y aquí cabe una reserva: las mujeres se muestran ligeramente más interesadas en este canal, así como los profesionales con más de 50 años de edad.
También verificamos un crecimiento de 9,13 puntos porcentuales durante el último año de la población que recurre a webs de currículums y vacantes en búsqueda de un empleo. Y es tan claro, que para tener esta disponibilidad en la "vitrina" de la Internet, tanto el candidato como la empresa necesitan tener un e-mail y un registro en algún tipo de herramienta de mensaje instantáneo.
Comunicarse es fundamental para quien desee entrar o mantenerse en el mercado de trabajo, y está claro que la comunicación electrónica forma parte de este proceso – hoy ella puede ser vista como ¡sinónimo de networking! La misma investigación muestra que un 15% de los ejecutivos trabajaron más de una vez con el mismo empleador, lo que prueba la importancia de tener buenos contactos, que pueden ser alimentados con más facilidad por Internet.
Una de las maneras de comunicarse con personas interesantes y aumentar su red de contactos por la Internet son las webs de networking. Ellos ofrecen la posibilidad de creación de negocios, identificación de profesionales, ventas de servicios de consultoría y comunicación con compañeras. Es posible establecer contacto con personas de hasta ¡tres grados de distancia!
Pero existe el otro lado de la moneda...
UN MAL NECESARIO
Los programas de mensajes instantáneos dejaron de ser apenas un comunicador para hacerse una importante herramienta corporativa. Las más de 20 millones de cuentas activas inscritas, de acuerdo con datos de la Microsoft, no esconden la popularidad del programa, pero preocupan a los especialistas y gestores del área de Tecnología de la Información, principalmente en lo que concierne a la seguridad.
El uso de estos comunicadores facilita la entrada de virus en los computadores y en redes corporativas, haciendo más vulnerable el flujo interno de información de determinadas empresas. "De un lado, existe la presión de los usuarios por la liberación de los programas por cuenta de la flexibilidad de comunicación que ellos buscan. De otro, se queda el temor de la corporación por la posibilidad de que estos softwares abran y se produzca una fuga de informaciones confidenciales y posibiliten la entrada de virus y otros peligros menos evidentes", afirma Duval Costa, director técnico de la CLM Software, organizadora del "15º Congreso Nacional de Seguridad de la Información, Gobernación de TI y Auditoría de Sistemas", realizado el mes pasado (septiembre/2006), en São Paulo – SP.
Las empresas se sienten en duda en cuanto al uso de las herramientas electrónicas, pues al mismo tiempo temen, recogen una comunicación más eficiente entre líderes y equipos que trabajan distantes, así como la reducción de costos de la tecnología. Lo que era una charla entre adolescente se convirtió en preocupación para las empresas...
Según Sonia Jordão, Consultora con más de 30 años de experiencia, profesional en Clima y Calidad Organizacional, el uso de los mensajes instantáneos es un avance casi e natural del uso de Internet en las empresas. "No hay justificación para no adecuarse a las nuevas tecnologías, hasta porque usándolas, la empresa puede economizar costos, agilizar retorno y ampliar su eficiencia y, consecuentemente, su facturación".
¡Y EXISTE GENTE USANDO CON ÉXITO!
Un ejemplo de empresa adepta a estas herramientas - y con mucha satisfacción - es la minera Gerencial Brasil. En todas las semanas, los coordinadores de las filiales de la empresa en los Estados de Acre, Rondônia, Tocantins, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Goiás y Distrito Federal se reúnen con el gerente-regional de la empresa para evaluación de algunos trabajos. El encuentro también sirve para definir las próximas acciones y dar un feedback sobre las actuales y posibles demandas. Cada uno participa de la reunión en su propio Estado de origen, o sea, el encuentro es virtual, y ocurre por medio de audio-conferencia, lo que permite cambio de mensajes de voz y texto. "Somos más de 3 mil operarios – ¿imagínese si todos los problemas tuvieran que ser solucionados personalmente o por teléfono? Necesitábamos de una forma de disminuir nuestros costos y agilizar la toma de decisiones, e Internet nos garantizó eso", explica Luiz Alfredo Oporto, director-adjunto de la empresa.
En el caso de la Gerencial, ella usa Skype a costo cero. "Desde el inicio de nuestro negocio, percibimos que nuestras cuentas de teléfono serían muy altas, así como lo que gastaríamos con viajes corporativos. Un operario del Departamento Personal de la empresa, por ejemplo, habla cerca de 200 minutos diarios con las filiales a costo erradico hoy día. Si tuviéramos que usar el teléfono para realizar este trabajo, no gastaríamos menos de R$ 3 mi reales. Nuestra cuenta sería un 800% mayor de la que tenemos ahora", resalta Puerto.
Otro ejemplo de empresa que supo usar este tipo de tecnología a su favor fue la Pif Paf Alimentos, la mayor empresa frigorífica minera y una de las diez mayores de Brasil. La empresa posee oficinas en diversas ciudades del Estado de Minas Gerais y de otros también, y para reducir costos y optimizar tiempo, la industria de casi 5 mil colaboradores implantó la estrategia de reducción de costos de telefonía. "Eso se repite en todo el mundo: las reuniones virtuales, antes restrictas a pocos ejecutivos, son utilizadas con mayor frecuencia hoy en día por las empresas, por la necesidad de retorno rápido de informaciones. Online es posible mejorar el uso del poco tiempo disponible sin problemas con barreras espaciales", defiende Augusto Carelli, gerente de Tecnología de la Información de la empresa. "Actualmente, cerca de 580 operarios que ejercen funciones administrativas utilizan diariamente el MSN para comunicarse entre sí y hacer contacto con proveedores y compañeros", complementa
YA PARA ALGUNOS, UN BICHO-DE-SIETE-CABEZAS...
Vivimos en un momento en que la competición es factor determinante de supervivencia de las empresas. Los colaboradores deben ser, como mínimo, productivos para que se mantengan o que sean atractivos dentro del mercado de trabajo. Y el uso indiscriminado de estos recursos para el ocio influencia directamente esta productividad, así como la calidad de atención y la credibilidad de la empresa.
Para Débora Martins, exponente, Consultora y Especialista en Gerencia de las Relaciones entre Empresas y Clientes, el problema está en el uso consciente de estas herramientas. "Ya fue comprobado que, así como la droga, la utilización de estas formas de entretenimiento tecnológico también vicia. Son cerca de 220 fórums disponibles en internet para debatir el asunto. Hallé mensajes de socorro ¡(risas)! Existe gente pidiendo 'Por el amor de Dios' alguna pista para conseguir visitar tales programas", juguetea.
En la opinión de Débora, no existe un lado negativo en usar estos comunicadores, desde que sea con moderación. "¡El uso de estas herramientas es extremadamente eficiente! Converse con El Administrador de Redes de su empresa y ¡filtre los contenidos indeseados! Combine horarios de acceso, en su caso", sugiere.
Para ilustrar bien la importancia de esta herramienta, Débora nos contó una pequeña historia:
"Karina y Rogério se conocieron por el MSN.
Durante el horario de trabajo, en el monitor de cada uno, podíamos visualizar, en un rincón derecho de la tela, un tímido pop-up levantando, después rebajando, después levantando nuevamente, después rebajando...
¡Era una delicia!
Los dos estaban en total sintonía, y tardó poco tiempo para que decidieran conocerse personalmente.
De ahí la cosa se ¡quedó mejor aún!
Karina tecleaba tan rápidamente que le podíamos oír los toques de su teclado en el hall del ascensor... Su jefe estaba muy feliz con el desempeño de la chica, finalmente, ella siempre se quedaba hasta más tarde en aquella digitación eufórica. Rogério, entonces, ¡ni hablar! El muchacho no levantaba de la silla ni siquiera para ir al baño...
Pasado algún tiempo, sus computadores comenzaron a desconectarse solos. La empleada de la empresa en que Karina trabajaba dijo que era un maleficio para entorpecer la conquista de ellos dos. Su amiga ya creía que era un mal contacto en la red. El jefe del Rogério dijo que era virus...
Pero el problema continuó por dos meses más.
Hoy, infelizmente, los dos están desempleados, y lo peor es que ambos se quedaron con un tremendo punto de interrogación en la cabeza. El jefe de Karina dijo que ella no entregó ningún informe en el periodo, por eso fue despedida. Ya Rogério hizo la peor presentación de su vida para los inversores de la empresa, pues un 90% del texto presentaba errores gravísimos de ortografía - el jefe de él ¡ni quiso comentar el asunto! Y hasta ahora ellos juran que no hacían nada demás..."
Los personajes de Débora son ficticios, pero ella alerta: "¡Eso puede estar aconteciendo en su empresa!".
LO QUE LA LEY DICE SOBRE ESO
Conversamos con la abogada, Doctora Gisele Laus da Silva Pereira Lima, coordinadora del Departamento Jurídico de Catho Online, y confirmamos que este es un asunto delicado para todos los envueltos. "Todas las respuestas que tenemos para las preguntas sobre este asunto son basadas en decisiones judiciales de diferentes jueces, de diferentes estados. No existe una ley específica para eso", afirma Gisele.
Aún así, la empresa puede intentar protegerse contra el uso abusivo de estas herramientas por parte de sus operarios. Según la abogada, a pesar que hasta el momento no existe ninguna legislación específica sobre el uso indebido de la Internet en el local de trabajo, las decisiones judiciales están adecuándose al buen sentido en la relación entre el empleador y el empleado. "Lo que puedo asegurar es que ya existen decisiones aprobando el despido justificado por el uso indebido de la Internet cuando el empleador prueba el acceso a webs prohibidas y bajo ingreso delante de la comprobación de acceso a la net en el horario de trabajo para fines diversos".
A partir del momento en que la empresa ofrece estos recursos a los colaboradores como herramienta de trabajo, algunas decisiones aseguran que el operario puede usarlas para fines personales. "Es el caso del acceso la webmails... Pero atención:¡ solamente en el horario del intervalo del almuerzo!".
En cuanto a la polémica de la invasión de privacidad cuando la empresa resuelve "espiar" el contenido de e-mails y mensajes instantáneos de sus operarios, Doctora Gisele afirma ya haber leído mucho sobre el asunto. "No podemos afirmar que la empresa pueda hacer eso, hasta por cuenta de la falta de legislación, como ya cité anteriormente, pero ya vi decisiones que afirman que a partir del momento en que el e-mail es de la empresa, ella tiene este derecho".
* Ana Paula Ruiz es periodista de Catho Online.
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